نمایندگان شرکت ها شخصاً نمی‌توانند به معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری و یا استانداری، مراجعه نمایند. بدین منظور باید از طریق ثبت ملاصدرا که کار رتبه بندی را به صورت تخصصی انجام می دهد اقدام نمایند.
طبق آیین نامه ، یک سری پارامترهایی برای تعیین صلاحیت تعیین گردیده است که موسسه ثبتی حقوقی ثبت ملاصدرا با بهره گیری از تجربیات خود کاملا به آنها آگهی داشته که کمیته تشخیص صلاحیت و رتبه بندی با توجه به این پارامترها و شاخص‌ها، امتیاز عوامل تعیین کننده شرکت مورد نظر را تعیین می‌نماید . در صورتی‌که شرکت موفق به کسب حدنصاب امتیاز گردید و تعیین صلاحیت شد ، گواهی رتبه صادر می‌گردد.
گواهی رتبه، مجوز رسمی است که براساس ضوابط توسط سازمان‌های ذیربط (که هم اکنون استانداری هر استان و معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی ریاست جمهوری می‌باشد)، به منظور اعلام صلاحیت و رتبه اشخاص حقوقی صادر می‌گردد و بر اساس آن شرکت ها می توانند در مناقصات پروژه های عمرانی حضور یابند.